Sistem Perencanaan SDM ( tugas softskill)

Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

BAB I
PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang
Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva’i( 2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik segi kuantitatif,kualitatif, strategi dan operasionalnya ,maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang”. Oleh karena itu disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan . 
Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkandengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.

1.2    Rumusan Masalah
1.      Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).
2.      Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM.
3.      Manfaat perencanaan SDM.
4.      Proses yang terjadi di Perencanaan SDM
5.      Sistem dalam Perencanaan SDM

1.3 Tujuan Penulisan
1.      Untuk mengetahui perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).
2.      Untuk Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM
3.      Agar mengetahui manfaat perencanaan SDm
4.      Agar memahami Sisitem-sistem yang terjadi dalam Perencanaan SDM

BAB II

SISTEM PERENCANAAN

II.1. Proses Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1.      Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:
•    Kepentingan Individu.
•    Kepentingan Organisasi.
•    Kepentingan Nasional.
2.      Komponen-komponen Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
•    Ø  Tujuan
•    Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional.
•    Ø  Perencanaan Organisasi
•    Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi.
•    Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
•    Ø  Syarat – syarat perencanaan SDM 
a.       Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. 
b.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
c.       Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaanya
d.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
e.       Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
f.       Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. 
3.      Proses perencanaan SDM
Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. 
Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
•    Prosedur perencanaan SDM
•    Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
•    Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
•    Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
•    Menetapkan beberapa alternative.
•    Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
•    Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja.Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.
4.      Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
•    Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
•    Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.
•    Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.
•    Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

       Kendala-kendala Perencanaan SDM
•    Standar kemampuan SDM
•    Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif.Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti.
•    Manusia (SDM) Mahluk Hidup
•    Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.
•    Situasi SDM
•    Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. 


•    Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah/ Peraturan Pemerintah
•    Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

II. 2. Penerapan Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu,organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Tujuan Penulisan:
1.      Untuk mengetahui perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).
2.      Untuk Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM
3.      Agar mengetahui manfaat perencanaan SDM
4.      Agar memahami Sisitem-sistem yang terjadi dalam Perencanaan SDM

II.3. Pembuatan Keputusan

Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pembuatan keputusan berkaitan dengan akuisisi dan penggunaan sumber daya manusia.

BAB III

PERENCANAAN JANGKA PENDEK

III.1. Pengertian

Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaan yang meliputi jangka waktu sampai satu atau dua tahun dan tidak membutuhkan perincian yang sangat mendetail. Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok kita tiap hari atau tiap minggu.
Perencanaan jangka pendek ini adalah untuk mengisi kekosongan jabatan/pekerjaan yang diprioritaskan satu tahun mendatang. Karena jika jabatan pokok ini tidak segera diisi maka akan berdampak pada pelayanan umum dalam bidang tertentu menjadi terhenti

Tahap dasar perencanaan

a)      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

b)      Merumuskan keadaan saat ini

c)      Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

d)     Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Faktor-faktor perencanaan sumber daya manusia

a) Faktor eksternal:

• faktor ekonomi, nasional dan Global
• Faktor sosial, politik dan hukum
• Faktor teknologi
• Faktor pesaing

b) Faktor internal (organisasi):

• Rencana strategic dan rencana operasional (taktik)
• Anggaran sumber daya manusia
• Peramalan produksi dan penjualan
• Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan
• Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajen

c) Faktor ketenaga kerjaan
• Pensiun, PHK, meninggal dunia dan tenaga kerja yang selalu absen.
• Promosi, pindah, tenaga kerja yang mendapat pelatihan dan yang mengikuti pendidikan diluar organisasi.
d) Faktor-faktor lain

• Pasar tenaga kerja
• Prestasi kerja
• Waktu yang tersedia untuk mencapai sasaran organisasi jangka pendek.
• Faktor demografi
• Faktor supervise
• Faktor staf pendukung
• Faktor lokasi

III.2. Misi Dan Tujuan

Oleh karena Misi dan Tujuan perencanaan SDM menyangkut prediksi kebutuhan SDM dimasa datang dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan, maka tujuan terkait pula dengan waktu yang terdiri dari:

Ø  Tujuan perencanaan SDM jangka pendek (perspektif tahunan) adalah menetapkan prediksi posisi atau jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun  mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya dilingkungan sebuah organisasi atau perusahaan.

Ø  Tujuan perencanaan SDM jangka sedang/panjang adalah menetapkan prediksi permintaan (demand) SDM selama 2-3 tahun atau lebih (maksimal 5 tahun mendatang), agar perusahaan memiliki kemampuan mempertahaankan dan mengembangkan eksistensi kompetitif melalui kemampuan meraih laba secara berkelanjutan.

III.3.  Tipe Keputusan

1.      Proses Pembuatan Keputusan

Proses pembuatan keputusan:

1. Organisasi atau perusahaan hanya dapat memulai setelah ditetapkannya pembagian dan

pembidangan kerja didalam rencana operasional bisnis,untuk mengimplementasikan

rencana strategiknya. Pembagian itu dilakukan dengan mengelompokkan pekerjaan

sejenis kedalam sejumlah unit kerja yang berbeda jenjangnya,tetapi berbeda dalam satu

lini vertical,dan penetapan itu menghasilkan struktur organisasi.

2. Menghimpun informasi tentang SDM pada setiap unit kerja untuk mewujudkan sistem

informasi manajemen (SIM). Kegiatannya dapat berbentuk

penjaringan,pngumpulan,penelitian,dan pengembangan data/informasi SDM termasuk

hasil audit SDM dan analisis beban kerja tua evaluasi pekerjaan (Analysis atau Job

Evaluation)

3. Menganalisis data,baik secara kuantitatif maupun kualitatif yang akan menghasilkan

alternatif keputusan,berupa beberapa prediksi permintaan (demand) SDM dimasa datang

untuk dipilih salah satu diantaranya. Kemudian menyampaikan alternatif keputusan untuk

dipilih salah satu menjadi keputusan perencanaan SDM oleh top Manajer.

4. Memerintahkan pelaksanaan keputusan tersebut secara operasional,antara lain dengan

melakukan kegiatan rekrutmen dan seleksi.

2.      Faktor Bawaan Dalam Pembuatan Keputusan

1.      Kondisi yang menekan

2.      Institusi/peraturan

3.      Kepribadian dan inteligensi

4.      Kualitas data/informasi

5.      Tingkat kepastian (certainity)

6.      Pertimbangan dari berbagai aspek dan nilai

BAB IV

Penutup dan kesimpulan

IV.1. Penutup

Sekian penulisan dari saya ( Muhammad Aditya Putra/ 1DB03/ Manajemen Informatika/Universitas Gunadarma ) mohon dimaklumi bila banyak kesalahan dalam menulis blog ini, Karena saya disini masih belajar. Kritik dan saran yang membangun sangat saya butuhkan.

Terima kasih juga kepada sumber-sumbernya yang saya dapatkan dari internet

IV.2. Kesimpulan
Perencanaan sumber daya merupakan proses menilai kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia serta mengintegrasikan keduanya. Program ini memiliki arti penting karena menentukan keputusan tentang kebutuhan sumberdaya manusia bagi tercapainya sasaran organisasi. Departemen sumber daya manusia perlu mempertimbangkan faktor lingkungan dan perencanaan strategis bisnis sehingga pengembangan organisasi dalam jangka panjang.

Keputusan tentang kebutuhan sumber daya manusia akan menjadi sumber informasi bagi pengambilan keputusan tentang rekrutmen.

Progaram rekrutmen merupakan program strategis karena akan menentukan kualifikasi pelamar yang akan menduduki posisi yang tersedia, dan mendukung pencapaian tujuan organisasi. Efektifitas program seringkali diukur dari kualifiaksi dan jumlah pelamar yang masuk sehingga dapat memberikan input bagi proses seleksi, yaitu memilih karyawan sesuai kebutuhan jabatan dan kebutuhan pengembangan organisasi.

Dalam prgram rekrutmen, organisasi perlu mempertimbangkan kelebihan dan kelemahan sumber rekrutmen internal dan eksternal berdasarkan kebutuhan dan kemampuan organisasi serta kebuthan karyawan, merupakan alternatif yang dapat dilakukan untuk menyikapi kekurangan.

Daftar Pustaka :

http://rickyrismansyahblog.blogspot.com/2014/02/tujuan-dan-manfaat-perencanaan-sdm.html

http://aderafiansyah.blogspot.com/2009/04/perencanaan-dan-rekrutmen-sumber-daya.html

http://www.slideshare.net/shellyintanpermatasarie/makalah-bab-2-perencanaan-sdm

https://www.academia.edu/6820007/hakekat_perencanaan_sdm

http://zukhrufarisma.wordpress.com/2012/06/18/perencanaan-sumber-daya-manusia-dan-rekrutmen-pada-organisasi-non-profit/

http://dendy16.blogspot.com/2013/10/sistem-perencanaan-sumber-daya-manusia_14.html

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/perencanaan-sumber-daya-manusia.html