Muhammad
Aditya Putra (1B117042)
2KA20
– Pertemuan 4
Teknologi
New Sistem Informasi
4.1.Jelaskan dan berikan contoh apa yang anda
ketahui tentang shared service dalam bisnis
Penjelasan :
Terdapat sejumlah devinisi dari ”shared
services” yang dapat dipergunakan sebagai referensi acuan dalam konteks
penyelenggaraan manajemen aset teknologi informasi berbagi pakai.
Schulman et.al. mendevinisikan ”shared
services” sebagai:
“The concentration of company resources
performing like activities, typically spread across the organization, in order
to service multiple internal partners at lower cost and with higher service
levels, with the common goal of delighting external customers and enhancing
corporate value.
sementara Bergeron mendevinisikannya dalam
kalimat berikut:
”A collaborative strategy in which a subset
of existing business functions are concentrated into a new, semi‐autonomous
business unit that has a management structure designed to promote efviciency,
value generation, cost savings, and improved service for the internal customers
of the parent corporation,like a
business competing in the open market."
Adapun devinisi terlengkap ditawarkan oleh
Moller, yaitu:
“An independent organisational entity which
provides wel devined services for more than one unit (which may be a division
or business unit) within an organisation. The organisation is responsible for
managing its costs and the quality and timeliness of the services it provides
to its internal customers. It has its own dedicated resources and typically
will have informal or formal contractual arrangements, often called service
level agreements, with its customers."
dan devinisi tersingkat diperkenalkan oleh
Quinn et.al. yaitu:
“The practice of business units, operating
companies and organizations deciding to share a common set of services rather
than have a series of duplicate staff functions."
Keseluruhan devinisi tersebut sama‐sama
mengacu pada keinginan untuk memberikan sejumlah nilai atau value kepada
stakeholder, yang antara lain didominasi oleh keinginan mereduksi biaya
pengelolaan sejalan dengan target meningkatkan kualitas pelayanan
Contoh :
kasus The New York Times, sebuah research and development group yang dipekerjakan oleh surat kabar The New York Times, mengembangkan sebuah sistem shared service di antara dua lusin produsen surat kabar, sebuah stasiun radio dan lebih dari 50 unit websites. Fungsi utama dari shared services yang dikembangkan oleh sang research and development group ini untuk The New York Times adalah untuk menambahkan dan mendukung inovasi yang ada di dalam business unit tersebut.
Upaya yang dilakukan The New York Times memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Ada beberapa
keuntungan atau advantages yang didapat oleh The New York Times dalam
menerapkan shared services di dalam business units network-nya adalah:
1. Cost-efficiency
or Economies of Scale – Dengan menerapkan sistem shared services ini pastinya
akan lebih hemat secara cost untuk pihak The New York Times.
2. Jika ada satu inovasi positif yang ingin diterapkan oleh pihak The New York
Times akan bisa langsung disampaikan dan diterima oleh semua business units
yang terhubungkan secara sistem shared services oleh pihak The New York Times
tersebut.
3. Adanya sebuah proses yang sudah terstandardisasikan untuk keseluruhan
business units yang tergabung dalam network The New York Times.
4. Common Technology Platform – Dimungkinkannya transformasi yang terkoordinasi
antara front, middle dan back-offices yang tergabung dalam network shared
services tersebut.
5. Semua Operating units bebas untuk focus kepada proses operasional mereka dan
external customers mereka. Jika sewaktu -waktu ada masalah mereka bisa kembali
kepada Shared Services untuk support.
6. Decision Support – Data yang dianalisa dan disampaikan adalah data yang
sudah reliable dan sudah siap untuk dieksekusi.
7. Flexibility – Shared Services bisa disumberkan melalui berbagai multiple
delivery channels dan berbagai lokasi geographis.
8. Scalability – Shared Services delivery model bisa diukur untuk akuisi dari
segi dan aspek geographis dan expansi service scope dengan biaya tambahan yang
relatif rendah.
9. Diperoleh berbagai inisiatif yang beragam. Ini dimungkinkan karena adanya
berbagai pihak yang terlibat dalam upaya inovasi teknologi informasi.
10. Adanya support bagi inovasi dalam unit bisnis melalui kerjasama dengan
pihak lain yang lebih kompeten dibidang masing-masing, sehingga akan tercapai
inovasi yang unggul. Hal ini sejalan dengan pendapat O’Brien (2005) yang menyatakan
bahwa salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis
adalah strategi persekutuan, dimana perusahaan membuat hubungan dan persekutuan
bisnis baru dengan konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. Langkah ini
dilakukan melalui kerjasama dengan perusahaan di bidang IT (Adobe developers,
Times Widgets), perusahaan jasa hiburan (Netflix).
11. Semenjak mulai berinovasi, The New York Times tidak memerlukan modal
investasi yang terlalu besar. Menurut O’Brien (2005) salah satu strategi dasar
penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah strategi kepemimpinan dalam
biaya, dimana perusahaan berusaha memangkas biaya-biaya dalam proses bisnis.
The New York Times mampu meningkatkan pendapatan sekaligus memangkas biaya,
melakukan efisiensi melalui perbaikan proses (process development) dan
otomatisasi. Upaya ini dilakukan melalui penggunaan software untuk rapid
development berupa penggunaan aplikasi pengembangan cepat (rapid application),
yaitu software metode pengembangan yang digunakan untuk perencanaan singkat
sebelum membentuk prototipe rapid.
Pertumbuhan
penggunaan shared services dalam kehidupan berbisnis secara terus menerus
dihubungkan dengan restrukturisasi bisnis dalam skala yang lebih besar dan juga
terus tumbuh seiring dengan pertumbuhan entitas bisnis secara keseluruhan di
dunia ini dan juga kegunaannya untuk membentuk sebuah platform atau landasan
yang kokoh untuk pertumbuhan global yang bertumbuh secara cepat. Secara umum,
faktor pendorong yang kuat untuk mengimplementasikan shared services sering
sekali berhubungan dengan costs, kualitas, speed, dependablity, dan
flexibility.
Beberapa
keterbatasan atau disadvantages yang didapat oleh The New York Times dalam
menerapkan shared services di dalam business units network-nya adalah:
1. Resistence to
Change – Perubahan management yang efektif harus menjadi sebuah komponen dari
implementasi shared services tersebut, tanpa memandang bulu sumbernya.
2. Legacy Systems – Walaupun selalu tidak menjadi mungkin, shared services dan
interogasi sistem adalah bagian dari proyek transformasi yang bisa menghasilkan
hasil yang sukses. Keterbatasan dari legacy bisa membuat hasil yang diinginkan
tidak optimal.
3. Leadership – Ada saat – saat yang sulit, di mana semua orang harus mempunyai
pandangan yang sama bilamana ada kebijakan yang ingin diterapkan
4. Shared Service Team – Perilaku dan Kemampuan yang telah ditentukan oleh
sebuah team yang service-oriented diprioritaska untuk memungkinkan dan
memampukan teknologi untuk mengoptimalisasi proses yang bisa jadi tidak eksis
dalam organisasi hari ini. Pastikan dalam menentukan orang yang tepat sebelum
kita memulainya.
5. Perusahaan yang sehat dan berkembang perlu menyisihkan 90-95% dari dana
inovasinya untuk inovasi sesuai inti bisnisnya dan 5-10% untuk model bisnis
baru. Artinya perlu ada kepastian dana yang tidak sedikit dalam upaya inovasi
ini. Hal ini bertolak belakang dengan upaya The New York Times yang justru
melakukan efisiensi biaya.
6. Keterbukaan The New York Times untuk menjalin kerjasama dengan pihak luar
yang memiliki beragam inisiatif berbeda membuka peluang pada terbukanya
“informasi berharga” kepada pihak luar yang mungkin tidak menguntungkan bagi
The New York Times.
7. Industri surat kabar menghadapi permasalahan yang komplek, oleh karena itu
memerlukan kesabaran untuk mengembangkan model bisnis yang baru dan memastikan
budget keuangan perusahaan selalu tersedia.
Secara umum,
kelemahan dari shared services adalah proses yang dihasilkan secara keseleruhan
akan dibuatnya lebih panjang dan lebih kompleks. Suatu sistem yang mampu
menampung dan menyebarkan kembali ide-ide dari masing-masing individu maupun
tim perusahaan memerlukan infrastruktur teknologi informasi yang lebih baik dan
akan membutuhkan dana yang tidak sedikit.
Referensi:
